Come faccio a esportare il libretto da Esse3?

Sei nel libretto di Esse3, hai davanti tutti gli esami con voto, CFU e data, e stai cercando il pulsante per scaricarli. Dal lato studente non c'è: Esse3 non ti offre né un export in Excel né uno in CSV.

Le strade che funzionano sono tre: selezionare la tabella del libretto e incollarla in un foglio di calcolo, scaricare dalla segreteria online un certificato o un'autocertificazione con esami in PDF, oppure stampare la pagina in PDF dal browser. La prima ti dà numeri su cui puoi fare i conti, la seconda un documento che vale davanti a un ufficio, la terza una fotografia. Qui sotto trovi come si fa ognuna e, soprattutto, cosa lasciano indietro.

1. Cos'è Esse3, e perché non ha un pulsante «esporta»

Esse3 è il gestionale delle carriere studenti sviluppato dal Cineca, il consorzio interuniversitario che scrive buona parte del software delle università italiane. Ogni ateneo che lo adotta ha la propria installazione, di solito su un indirizzo della forma ateneo.esse3.cineca.it: è il motivo per cui il tuo amico iscritto altrove vede le stesse identiche schermate con un altro logo sopra.

Il punto è per chi è stato scritto. Esse3 nasce per la segreteria, non per te. Tu ne vedi una finestra — libretto, appelli, piano di studi, tasse — ma le funzioni di estrazione dati stanno dall'altra parte del vetro. L'esportazione in Excel in Esse3 esiste eccome, ed è quella con cui il docente scarica la lista degli iscritti a un appello, ci scrive gli esiti e la ricarica nel sistema. Dal lato studente non c'è niente di equivalente.

L'altra cosa da sapere prima di cercare: ogni ateneo configura la propria installazione, quindi i nomi delle voci di menu e l'elenco delle stampe disponibili cambiano da università a università. I percorsi che trovi qui sotto sono esempi reali di singoli atenei, non una mappa valida ovunque. Se nel tuo menu una voce si chiama diversamente, è normale.

2. Copiare la tabella del libretto

Il libretto sta nell'area riservata, in genere sotto Carriera → Libretto. È una normale tabella HTML, e questo è l'unico motivo per cui la cosa funziona: una tabella HTML, incollata in Fogli Google o in Excel, arriva già divisa in colonne.

Fallo da computer. Clicca appena prima della prima riga della tabella, trascina fino all'ultima, copia, e incolla in un foglio vuoto. Evita Ctrl+A: prende tutta la pagina, menu e intestazioni compresi, e ti tocca ripulire.

Una cosa che confonde quasi tutti: nel libretto di Esse3 i crediti non si chiamano sempre CFU — il campo che li contiene si chiama peso. Se cerchi una colonna «CFU» e non la trovi, è quella.

Se il foglio di calcolo non è il punto d'arrivo ma soltanto il mezzo, puoi saltarlo: «Incolla il tuo libretto» in LibrettoUni prende esattamente quella selezione — la tabella di Esse3 così com'è, tabulazioni comprese — e ne ricava nome, CFU, voto e data riga per riga. Intestazioni, matricola e totali vengono scartati da soli, i codici che Esse3 usa al posto di un voto (IDO, OTT, AE_ID) diventano idoneità e non un numero, e una data non viene mai letta come un voto. Niente password dell'università, e niente salvato di nascosto: quello che esce è una proposta che controlli riga per riga prima di confermarla.

3. Il certificato con esami, quando ti serve un documento

Se quello che ti serve non sono i dati ma una carta da consegnare — una borsa di studio, un'ammissione a una magistrale, un concorso — la strada è un'altra: Esse3 genera in autonomia certificati e autocertificazioni precompilate con la tua carriera.

Anche qui il percorso cambia. A Ca' Foscari passi da Segreteria → Certificati → Certificato di Iscrizione con Esami; a Messina il percorso indicato è Segreteria → Certificati → Autodichiarazione; a Bari, Segreteria → Autodichiarazioni; a Parma la voce si chiama Autocertificazioni e Stampa Diploma Supplement, e da lì scegli la stampa che ti interessa nell'elenco.

Occhio a cosa contiene, perché la specifica di stampa se la scrive ogni ateneo. In quella dell'Università di Siena, per esempio, vanno stampate solo le attività didattiche completamente superate, ordinate per data di superamento, e i corsi integrati vengono aperti nei loro moduli soltanto se l'attività padre risulta superata. Un esame che hai dato ma di cui manca ancora un pezzo, semplicemente non compare.

Il rovescio è che come dati un PDF è peggio di niente: quando lo copi, le colonne si spappolano in righe e ti ritrovi a rimettere a mano voti e crediti. Come documento vale, come sorgente per un foglio di calcolo è l'ultima scelta.

4. Cosa il copia-incolla lascia indietro

L'esame che hai dato la settimana scorsa

Il voto esiste per te il giorno in cui lo prendi, ma esiste per il libretto solo quando il verbale è chiuso e firmato. Nel mezzo il voto lo vedi in bacheca esiti, non in carriera — e quindi non nella tabella che stai copiando.

La finestra può essere lunga. All'Unical, per gli appelli con pubblicazione degli esiti e accettazione esplicita del voto (o silenzio assenso entro 10 giorni), la verbalizzazione da parte del docente può essere completata solo dopo quei 10 giorni: in tutto quel periodo lo studente vede il voto in bacheca e non nel libretto. A Siena, il verbale è marcato «Caricato» proprio quando l'esito è registrato e quindi visibile nel libretto. Quanto sposta la media un esame che è tuo ma non è ancora in carriera, e quali scadenze lo vogliono già registrato, sono il tema di se gli esami non verbalizzati contano nella media.

Nel libretto dell'app quel voto non si perde e non finge di essere ufficiale: entra quando lo scrivi e resta segnato «Sostenuto · manca la verbalizzazione» finché non premi Verbalizza. È anche il motivo per cui tutto quello che incolli arriva come non verbalizzato — lodi e idoneità comprese: quale riga sia davvero registrata in carriera lo sai tu, non la tabella.

La lode, che nel foglio diventa testo

Questo è il danno più grosso e il più silenzioso. Nel libretto la lode è scritta a parole; nel foglio di calcolo «30 e lode» è testo, e il testo in una moltiplicazione vale zero.

Prendi una carriera così: Analisi 1, 12 CFU, 24. Fisica 1, 9 CFU, 27. Chimica, 6 CFU, 30 e lode. Informatica, 9 CFU, 28. Geometria, 9 CFU, 21. Economia, 6 CFU, 30 e lode. Più un'idoneità di inglese da 3 CFU, senza voto.

media ponderata = Σ (voto × CFU) ÷ Σ CFU

Contando la lode 30, come vuole la regola ufficiale, sono 1.332 ÷ 51 = 26,12. Se le due celle «30 e lode» restano testo, il numeratore perde 360 punti mentre i 12 CFU restano al denominatore: 972 ÷ 51 = 19,06. Hai perso sette punti di media senza toccare un voto.

L'errore opposto è più insidioso perché il numero sembra plausibile. Se converti le lodi in 31 — cosa che diversi regolamenti fanno davvero, ma non tutti — quelle stesse due lodi ti portano da 26,12 a 26,35. Sono i ventitré centesimi che separano i due numeri qui sopra, e non sono tuoi finché non hai letto il regolamento del tuo corso.

È la struttura che LibrettoUni usa di suo: il voto è un numero, la lode è una spunta accanto, mai una parola dentro la cella. Quanto vale nella media — 30, 31, 32 o 33 — è un'impostazione a parte, in Impostazioni → Calcolo della media, così adeguarsi al proprio regolamento è una scelta da fare una volta e non un foglio da rifare. E se le righe arrivano incollate dal portale, «30 e lode» viene letto per quello che è: voto 30, con la lode segnata.

Le righe che si contano due volte

Se nel tuo piano ci sono corsi integrati, il rischio è di portarti via lo stesso esame due volte. In carriera un corso integrato verbalizzato è una riga sola — un voto, e i CFU di tutti i moduli sommati — ma i moduli non spariscono: dove l'attività padre viene esplosa compaiono anche loro, con il proprio nome e i propri crediti. Il certificato con esami della sezione precedente fa esattamente questo. Una selezione presa a occhio dall'alto verso il basso prende entrambe le cose.

Il guaio non è tanto la media, è il conteggio dei crediti. Su una triennale chiusa a 180 CFU con media 26,50, un corso integrato da 12 CFU preso con 30 e copiato due volte ti lascia con 192 CFU e una media di 26,72: dodici crediti che non esistono e ventidue centesimi regalati. La media sembra normale, ed è per questo che non te ne accorgi.

Nell'app il caso non si presenta: un corso integrato è una voce sola con i moduli dentro, e i CFU totali non si scrivono — sono la somma di quelli dei moduli. Vale anche quando incolli, perché una riga marcata «C.I.» viene proposta come un corso solo con i suoi moduli. Come i moduli facciano un voto solo, e quanto quel voto pesi poi sulla carriera, è in come si calcola la media di un corso integrato.

Le attività che ci sono ma non fanno media

Nel libretto compaiono anche cose che alla laurea non contano. Le attività sovrannumerarie, per esempio, restano nel tuo libretto e nel computo dei crediti superati in ateneo, ma vengono trasmesse con crediti validi per il corso pari a zero.

Non è una sottigliezza burocratica: cambia il numero che ti restituisce l'ateneo. All'Università Politecnica delle Marche l'help desk lo scrive chiaro agli studenti — la media esposta in Esse3 è legata agli esami definiti come utili per la laurea, ed esclude sovrannumerari, complementari di vario tipo e, per alcuni corsi, anche i tirocini. Quando l'ente per il diritto allo studio ti chiede la media su tutto il libretto, quel numero lì non va bene e il conto va rifatto a mano.

Stessa logica per le idoneità, i laboratori e le lingue: danno CFU e nessun voto, e vanno tolte da entrambi i lati del calcolo. Nella carriera di prima, lasciare i 3 CFU di inglese nel denominatore fa scendere la media da 26,12 a 24,67. Se dopo la copia il tuo numero non torna con quello del portale, le cause sono poche e ricorrenti: le trovi tutte in perché la media non coincide con quella del portale.

Controlla la copia in un minuto

1. Conta le righe. Quante ne aveva il libretto, quante ne ha il foglio. Se non tornano, hai perso l'intestazione o mezza pagina.
2. Somma i CFU e confronta il totale con quello che il portale ti mostra come crediti acquisiti.
3. Ordina la colonna dei voti. Le celle allineate a sinistra sono testo: quelle sono le lodi, e nei conti valgono zero.
4. Cerca le righe senza voto. Idoneità, tirocini, lingue: toglile dal calcolo insieme ai loro crediti, non solo dal numeratore.
5. Cerca i nomi doppi, o due righe che sommate fanno esattamente i crediti di una terza: è un corso integrato entrato due volte.
6. Manca l'ultimo esame? Guardalo in bacheca esiti prima di scrivere in segreteria: se il verbale non è ancora chiuso, nel libretto non ci sarà.

Adesso che i voti sono in un foglio

Una volta che la tabella è pulita, la domanda smette di essere «quanto ho preso» e diventa «quanto mi serve». Sono due conti diversi: il primo guarda indietro ed è una media, il secondo guarda avanti e dipende quasi solo dai CFU che ti restano, non da quanti esami sono. Se ti sei portato via i dati per arrivare a un numero preciso in centodecimi, il passo dopo è capire che media ti serve negli esami che mancano.